Кейс: Автоматизация HR-процессов отеля

Контекст

В отелях с персоналом от 50 человек кадровый отдел тонет в бумагах: заявления на отпуск приходят в мессенджерах, приказы о приёме согласовываются по почте, а онбординг нового сотрудника зависит от того, не забыл ли HR-менеджер распечатать очередной чеклист.

Задача

Перевести ключевые HR-процессы в цифровые бизнес-процессы: автоматизировать маршрутизацию, согласования и уведомления без участия сотрудников в рутинных операциях.

Что было автоматизировано

1. Приём нового сотрудника

Запускается бизнес-процесс, который автоматически:

1. Создаёт задачи ответственным: ИТ-отдел (создать учётную запись), АХО (подготовить рабочее место), HR (оформить документы).
2. Отправляет новому сотруднику приветственное письмо с инструкциями.
3. Назначает куратора и ставит задачи на 1-й, 7-й и 30-й день испытательного срока.
4. По истечении испытательного срока запускает процесс оценки и принятия решения о зачислении.

2. Увольнение сотрудника

Процесс обхода при увольнении переведён в цифровой формат:

• задачи ИТ-отделу на блокировку доступов,
• задача непосредственному руководителю на приём дел,
• автоматическое формирование обходного листа,
• уведомление бухгалтерии для расчёта.

Никаких бумажных обходных листов, которые теряются.

3. Отпуска, отгулы и командировки

Сотрудник подаёт заявление через форму в системе. Далее:

• автоматическое уведомление руководителя на согласование,
• при одобрении — уведомление бухгалтерии и добавление в общий календарь,
• при отказе — автоматическое уведомление сотруднику с комментарием.

Руководитель видит сводный календарь отсутствий своего отдела и не согласовывает отпуска «на глаз».

Результат

• Онбординг нового сотрудника занимает на 40–60% меньше времени HR-менеджера.
• Исключены ситуации, когда кто-то не получил доступ к системам или рабочее место не было готово.
• Руководители перестали получать заявления об отпуске в личные мессенджеры.
• История всех кадровых событий по каждому сотруднику хранится в одном месте.

Что важно учесть

• Автоматизация работает только если есть регламенты. Сначала — описать процесс на бумаге, потом — переводить в цифру.
• Сотрудников нужно обучить подавать заявления через систему, а не «как раньше». Первые 2–3 месяца — период перехода.
• Интеграция с 1С или другой системой расчёта зарплаты критична, иначе HR-отдел будет дублировать данные вручную.

Связанные материалы

• Найм и адаптация персонала
• Удержание и мотивация
• Кейс: Автоматизация юридического отдела